Ciri Ciri Sistem Kearsipan

Ciri Ciri Sistem Kearsipan yang Baik Dalam Organisasi

Posted on

Ciri Ciri Sistem Kearsipan – Setiap sistem dibuat oleh organsisasi karena memiliki tujuan yang ingin capai.

Demikian juga dengan sistem kearsipan memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat saat dibutuhkan.

Ciri Ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Menurut Wursanto didalam Annisa (2011), sebuah sistem kearsipan dijalankan oleh suatu organisasi dikatakan baik bila memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Mudah di jalankan

Sistem kearsipan haruslah mudah untuk di jalankan agar tidak mengakibatkan kesulitan, baik itu didalam penyimpanan, pengambilan atau didalam pengembalian arsip.

b. Mudah untuk dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah untuk dimengerti oleh para karyawan kearsipan sehingga tidak memunculkan banyak kesalahan dalam menjalankannya.

Baca juga | Pengertian Arsip Adalah, Fungsi, Karakteristik dan Tujuan

c. Mudah/Ekonomis

Sistem kearsipan yang dijalankan harus mudah atau ekonomis baik itu didalam pengeluaran dana atau biaya maupun dalam penggunaan tenaga kerja, peralatan atau perlengkapan arsip.

d. Tidak memakan tempat

Tempat penyimpanan bisa berbentuk ruangan, bangunan atau gudang, rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis atau bentuk tempat yang digunakan pada dasarnya.

e. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dijalankan harus sesuai dengan jenis dan luas ruang lingkup aktivitas organisasi.
sebuah sistem kearsipan yang baik untuk sebuah organisasi belum tentu baik atau cocok bila dijalankan oleh organisasi lain.

Baca juga | Pengertian Manajemen Persediaan Adalah, Tujuan, Fungsi dan Model

f. Fleksibel

Fleksibel merupakan sistem filing yang dipakai atau dapat dijalankan dalam satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi yang sifatnya dinamis (berkembang).

Sehingga jangan sampai filing yang dijalankan ketika saat berubah akibat perkembangan organisasi.

g. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan dari kearsipan adalah untuk menyimpan, memelihara dan mencegah dari berbagai bentuk kerusakan.

Arsip-arsip tersebut harus dapat terpelihara dari berbagai bentuk kerusakan yang bisa dikarenakan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.

Baca juga | Pengertian Ekonomi Kerakyatan, Ciri-Ciri, Tujuan dan Prinsip

h. Mempermudah pengawasan

Agar dapat mempermudah pengawasan didalam bidang kearsipan maka sistem kearsipan dijalankan dengan mempergunakan berbagai jenis perlengkapan atau peralatan.

Contohnya, Lembar Pengantar, Kartu Indeks, Lembar, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip, Tunjuk Silang dan sebagainya.

Demikianlah pembahasan singkat tentang Ciri Ciri Sistem Kearsipan yang Baik Dalam Organisasi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *