manajemen kearsipan

Manajemen kearsipan : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Manfaat serta Tahapan

Posted on

Pengertian Manajemen Arsip

Setiap kegiatan atau aktivitas kantor dibutuhkan bantuan data serta informasi, demikian juga dengan kegiatan dalam pengambilan keputusan didalam manajemen.

Di dalam pengambilan keputusan ini dibutuhkan data serta informasi yang benar sehingga dapat menghasilkan keputusan yang efektif dan efisien.

Salah satu aktivitas dari sebuah perusahaan atau lembaga adalah sistem pengelolaan informasi yang memiliki sumber dari arsip atau dokumen.

Oleh sebab itu kegiatan kearsipan ini harus dikelola dengan sangat baik agar arsip-arsip tersebut dapat mudah untuk ditemukan kembali atau diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Baca juga | Pengertian Arsip Adalah, Fungsi, Karakteristik dan Tujuan

Pengertian Manajemen Kearsipan

Kearsipan adalah salah satu unsur penting didalam sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor, organisasi pemerintah, swasta atau perorangan.

Pengertian manajemen kearsipan menurut Suraja (2006: 62­) adalah rangkaian aktivitas mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat proses pengurusan arsip.

Dalam mengelola arsip dijalankan dengan cara melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan serta pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada dalam pengurusan arsip.

Baca juga | Manajemen Perkantoran, Pengertian, Tujuan, Sumber Daya dan Kegiatan

Tujuan Manajemen Arsip atau Kearsipan

Manajemen arsip memiliki beberapa tujuan yaitu :

  • Mendokumentasikan kebijakan serta transaksi organisasi dan perusahaan dengan akurat dan lengkap.
  • Mengendalikan kualitas serta jumlah arsip yang dihasilkan oleh perusahaan atau organisasi.
  • Menjamin dan menetapkan mekanisme kontrol yang terkait dengan penciptaan arsip dengan tujuan mencegah hal-hal yang tidak dibutuhkan dan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
  • Membuat kegiatan,sistem, proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip menjadi lebih sederhana.
  • Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  • Menjamin pengarahan dan perhatian yang berkelanjutan terkait arsip dari awal penciptaan hingga akhir penyusutan dan mencegah terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.

Fungsi Manajemen Kearsipan

Fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional arsip.

Dalam fungsi manajemen dapat dikatakan sebagai perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, pergerakan serta pengawasan yang dijalankan pada fungsi operasional arsip pada pengelolaan arsip dinamis termasuk arsip vital dan pengelolaan arsip statis.

Fungsi pengelolaan arsip dinamis dapat terdiri kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan serta penyusutan arsip.

Dalam kegiatan pengelolaan arsip vital dapat terdiri dari identifikasi, perlindungan, pengamanan, penyelamatan serta pemulihan.

Fungsi pengelolaan arsip statis terdiri dari akuisisi, pengelolaan, preservasi dan akses.

Baca juga | Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Secara Umum

Manfaat Manajemen Kearsipan

Penerapan manajemen arsip yang baik bagi petugas kearsipan :

  • Memudahkan untuk menyimpan semua dokumen suara kantor
  • Memudahkan petugas untuk menemukan kembali bila arsip bila dibutuhkan.
  • Membantu petugas arsip untuk mengontrol dokumen yang terlalu banyak dengan mengarsipkan dan memusnahkan arsip sesuai waktu yang ditentukan.

Tahap-Tahap Pengarsipan

Berikut adalah beberapa tahap proses pengarsipan

Penciptaan Arsip

Tahapan in merupakan proses awal dari terciptanya arsip yang bisa berbentuk konsep, formulir, daftar, dll.

Pengendalian arsip

Dalam tahap pengendalian, arsim yang masuk atau keluar diregistrasi sesuai dengan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.

Setelah itu dokumen tersebut di arahkan ke dalam unit kerja dan saat ini banyak lembaga atau kantor yang telah menggunakan bantuan teknologi untuk mempermudah pekerjaan ini.

Tahap Referensi

Pada tahapan ini, arsip-arsip tersebut di gunakan untuk aktivitas administrasi sehari-hari dan arsip tersebut dibagi atau di indeks agar mudah untuk dcari kembali

Tahap penyusutan

Tahapan penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyusutan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari pengolah arsip dalam lingkungan lembaga atau organisasi masing-masing.

Tahap Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan atau sebuah tindakan menghancurkan fisik arsip karena sudah tidak berguna atau tidak memiliki fungsi lagi.

Proses pemusnahan ini harus dilakukan secara menyeluruh dengan cara membakar atau mencacah habis sehingga arsip tersebut di dapat dikenali lagi baik isi atau bentuk.

Penyimpanan dan penjagaan arsip

Dalam penyimpanan arsip terdapat tiga cara yaitu penyimpanan terpusat, desentralisasi atau campuran keduanya.

Demikianlah pembahasan tentang Manajemen kearsipan : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Manfaat serta Tahapan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *