Pengertian Manajemen Perkantoran – Di era modern saat ini, kantor telah menjadi pusat dari organisasi, pusat manajemen, pusat komunikasi, pusat informasi bahkan menjadi pusat pemikiran.
Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli
Berikut adalah beberapa pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli, yaitu :
George Terry
Di dalam bukunya “Office Management and Control (1966)”, George Terry menyatakan bahwa pengertian manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian serta mengorganisir pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
William Leffingwell dan Edwin Robinson
Pengertian manajemen perkantoran menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson didalam buku “Textbook of Office Management (1950)” adalah cabang seni dari ilmu manajemen yang terkait dengan kinerja pekerjaan kantor yang efisen, kapan saja dan dimana saja pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Mills Geoffrey (1990)
Menurut Mills Geoffrey, pengertian manajemen perkantoran adalah seni untuk membimbing personal di kantor untuk menggunakan sarana yang relevan dengan lingkungannya dalam rangka mencapai tujuan yang sudah di tentukan.
Arthur Grager
Menurut Arthur Grager, pengertian manajemen perkantoran adalah fungsi dari mengelola layanan komunikasi dan catatan dari suatu organisasi.
Edwin Robinson
Menurut Edwin Robinson, pengertian manajemen perkantoran adalah hal berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.
William Spriegel & Ernest Davies
Menurut William Spriegel & Ernest Davies manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan
Berdasarkan dari beberapa pengertian manajemen perkantoran diatas maka dapat disimpulkan bahwa prinsip manajemen perkantoran adalah serangkaian aktivitas merencanankan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, mengendalikan hingga melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan efisien.
W.H. Evans
Menurut W.H. Evans, pengertian manajemen perkantoran adalah manajemen yang bermanfaat untuk mengarahkan tahapan dari sistem operasi perkantoran yang dimulai dari mengelola data kantor, proses komunikasi antara karyawan hingga mengingatkan karyawan untuk mengikuti segala kebijakan dan peraturan dari manajemen.
Baca juga | Pengertian Manajemen Bisnis dan Fungsinya Dalam Perusahaan
Ruang Lingkup Manajemen perkantoran
Menurut Charles O Libbery, terdapat 9 (sembilan) ruang lingkung bidang kerja manajemen kantor yaitu
- Ruang Perkantoran (Office Space).
- Komunikasi (Communications).
- Kepegawaian Kantor (Office Personel).
- Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment).
- Peralatan dan Mesin (Appliances and Mechines).
- Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationery).
- Metode (Methods).
- Warkat (Records ).
- Kontrol Pejabat Pimpinan (Executive Controls).
Tujuan Manajemen Perkantoran
Tujuan utama dari proses manajemen adalah tercapainya tujuan dengan cara yang efektif dan efisien.
Bila dalam pencapaian tidak sesuai dengan perencanaan dan proses kegiatan tersebut dapat menimbulkan pemborosan maka sebaiknya dihindari.
Untuk Menghindari terjadinya pemborosan tersebut maka seluruh sumber daya yang tersedia harus dimanfaatkan dengan optimal untuk mencapai tujuan dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen.
Tujuan manajemen perkantoran adalah tersedianya informasi yang siap untuk digunakan.
Berikut beberapa ciri informasi yang siap untuk digunakan :
- Lengkap
- Relevan dengan penggunaannya
- Up to date
- Akurat
- Dapat dipertanggung jawabkan
Berikut adalah beberapa Tujuan Manajemen Perkantoran, yaitu :
- Memberikan keterangan lengkap bagi pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
- Memberikan catatan dan laporan yang berguna dengan biaya terjangkau.
- Membantu perusahaan memenuhi dan memlihara kebutuhannya.
- Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan dapat membantu memebrikan pelayanan kepada pelanggan dan mitra kerja.
- Membuat catatan yang baik dengan biaya yang cukup terjangkau.
Baca juga | Pengertian Kantor, Fungsi, Unsur-Unsur dan Kegiatan
Sumber Daya Dalam Manajemen Kantor
Secara umum setiap perusahaan atau organisasi memiliki unsur-unsur manajemen yang terdiri dari Sumber Daya Manusia (SDM), uang. materiil, mesin, metoda dan pasar (Tool of Management) sebagai sumber daya yang akan dikelola.
Secara rinci sumber daya dalam manajemen kantor terdiri dari:
1. Pegawai Kantor
Pegawai kantora adalah para pegawai atau pejabat yang memiliki tugas untuk mengolah
informasi.
2. Biaya Kantor
Di dalam Menjalankan pekerjaan kantor tentunya membutuhkan biaya baik untuk gaji, pembelian peralatan atau biaya untuk kebutuhan lain-lain.
3. Material Kantor
Material kantor ini dapat meliputi :
a. Alat Tulis Kantor (ATK)
Contoh Alat tulis kantor diantaranya adalah kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis dan lain-lain.
Semua benda tersebut memiliki manfaat yang vital di dalam proses penanganan informasi sehingga dibutuhkan pengelolaan yang baik agar tidak terjadi pemborosan.
b. Perabot kantor
Hal yang termasuk sumber daya ini antara lain lemari file, meja tulis, kursi dan lain-lain yang harus tepat dalam pengadaan dan penggunaannya untuk mengelola informasi.
c. Ruang kantor
Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali dalam keadaan darurat atau dalam jangka waktu yang sementara.
Pada umumnya pekerjaan kantor harus dikerjakan di dalam ruangan yang memadai dan kondusif.
d. Mesin-mesin kantor
Yang terkait dengan dalam sumber daya manajemen kantor ini diantaranya adalah mesin tulis, mesin foto copy, komputer dan lain-lain.
e. Metode kantor
Metode kantor merupakan cara kerja atau prosedur untuk menangani informasi.
Untuk menangani informasi yang jumlahnya besar dan banyak jenisnya maka dibutuhkan cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit.
Tentunya dengan hal ini dapat menunjang tercapainya tujuan manajemen perkantoran.
f. Waktu khusus untuk pegawai kantor
Dalam hal tertentu, misalkan perusahaan yang tidak sepanjang hari menangani informasi maka diperlukan pengaturan waktu agar tersedia waktu khusus untuk menangani informasi sehari-harinya.
g. Pasar
Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan lainnya membutuhkan pasar.
Baca juga | Pengertian Badan Usaha Dan Jenis-Jenis Badan Usaha
Kegiatan Manajemen Perkantoran
Kegiatan manajemen perkantoran dapat terlihat dari kegiatan tata usaha dimana tata usaha tidak hanya ada di dalam garis hirarik tapi juga sebagai kegiatan yang dilaksanakan pegawa tata usaha.
Menurut Geoffrey Whitehead menyatankan bahwa kegiatan manajemen perkantoran terdapat 5 (lima) bidang utama, yaitu :
1. Kegiatan komunikasi
Dilihat dari sudut yang tertentu maka kantor adalah pusat komunikasi dimana didalam kantor menerima perintah, informasi serta laporan dari kantora lainnya dan setelah diselesaikan atau melakukan proses tersebut.
Hal tersebut merupakan memo intern atau surat kepada pihak luar organisasi atau perusahaan.
2. Kegiatan kalkulasi
kalkulasi atau perhitungan merupakan kegiatan yang tidak bisa lepas dari kegiatan bisnis.
Pada saat ini terdapat berbagai alat yang dapat membantu kita untuk menyelesaikan masalah perhitungan (kalkulasi) mulai dari mesin hitung tradisional hingga mesin hitung modern.
3. Pengelolaan warkat
Warkat sangat dibutuhkan didalam kegiatan bisnis yang ingin berjalan secara efektif dan efisien.
Bahkan terkadang warkat tersebut dapat dipergunakan untuk membuktikan surat kontrak yang sudah dibuat atau janji yang sudah dikerjakan.
Hal ini menyebabkan warkat ini memiliki fungsi yang sangat vital bagi perusahaan sehingga harus disusun dengan teliti agar dapat menghadapi permasalah dengan mudah.
Selain itu, warkat juga dapat membantu pemilik usaha untuk membandingkan pelaksanaan usaha saat ini dengan pelaksanaan usaha dimasa lalu.
Dengan tersistematisnya warkat tersebut akan menghindari perusahaan dari kebangkrutan.
4. Penyusunan laporan
Dasar dari kegiatan pelaporan adalah laporan dimana anggota staf mengetahui sesuatu yang tidak berada ditempatnya maka dia harus melaporkannya.
Oleh sebab itu dibutuhkan prosedur rutin dari bagian-bagian kepala bagian atau manajer.
Dengan adanya bantuan dari prosedur-prosedur ini maka setiap laporan daat di analisa dan di pertimbangkan untuk menghadapi permasalahan yang terjadi.
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Agar kantor dapat berfungsi dengan baik maka segala kegiatan harus dilaksanakan secara teratur.
Baca juga | Pengertian Administrasi Keuangan, Manfaat, Fungsi dan Tujuan
Kesimpulan
Berdasarkan dari pembahasan singkat diatas maka diketahui bahwa kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada kegiatan perkantoran belaka tapi juga terkait dengan segala sesuatu yang terkait dengan kegiatan perkantoran.
Secara singkatnya, pengertian manajemen perkantoran adalah salah satu cabang dari ilmu manajemen yang dapat definisikan sebagai serangkaian perencanaan, penggerakan, pengorganisasian, pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan kantor.
Demikianlah pembahasan tentang Manajemen Perkantoran, Pengertian, Tujuan, Sumber Daya dan Kegiatan.
