Pahlevi™

Pengertian Arsip Adalah, Fungsi, Karakteristik dan Tujuan

Pengertian Arsip – Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi jalannya sebuah perusahaan atau organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan pengingat organisasi.

Arsip merupakan salah satu istilah umum yang sering dipakai di bidang manajemen dan bidang administrasi.
Namun masih banyak orang yang belum mengerti apa itu Arsip serta fungsi-fungsi, sifat serta jenis-jenisnya.

Selain itu, arsip juga dapat dipergunakan untuk bahan penelitian, dasar pengambilan keputusan atau penyususan program didalam perusahaan.

Pada saat ini, bentuk arsip sangat beragam dan tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan yang sering kebanyakan orang ketahui.

Kata arsip, secara etimologi berasal dari bahasa Yunani kuno Archeon, Arche yang dapat diartikan sebagai permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan atau juga bangunan / kantor.

Kemudian istilah terebut lebih dikenal dengan archaios yang berarti kuno, architect, archaic, archive dan arsip.

Dalam realita, arsip bukan hanya sekedar hanya kertas tapi juga dapat berupa, naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar serta yang dihasilkan atau dterima lembaga sebagai bukti tujuan, fungsi, prosedur pekerjaan serta kegiatan lainnya yang bertujuan untuk kepentingan informasi.

Kita akan membahas secara umum terkait dengan pengertian arsip, fungsi, karakterisitik serta bentuk-bentuk arsip.

Baca juga | Manajemen Karir Adalah, Pengertian, Dasar dan Proses

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Berikut beberapa pengertian arsip menurut para ahli :

Barthos (2007: 2)

Menurut Barthos, pengertian arsip adalah suatu badan yang melakukan semua surat atau warkat yang memiliki arti penting baik itu kedalam atau keluar, baik itu terkait dengan persoalan pemerintahan atau non pemerintahan dengan menjalankan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat di pertanggung jawabkan.

The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, didalam buku Sugiarto (2005: 4) yang berjudul Adminitrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa pengertian arsip adalah sekumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena memiliki guna agar setiap kali dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.

Wursanto

Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor seperti formulir, laporan dan surat menyurat

Agus Sugiarto (2005: 5)

Arsip merupakan sekumpulan dokumen yang di simpan dengan teratur dan terencana sebab memiliki manfaat agar ketika dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.

Maulana (1974: 18)

Maulana menyatakan bahwa arsip adalah metode yang direncanakan dan dimanfaatkan untuk menyimpan dan memelihara arsip untuk seseorangan atau umum dengan menggunakan indeks yang sudah ditentukan.

Kebutuhan filing secara umum adalah lemari, laci kabinet dari bahan baja yang tahan karat atau lemari kayu yang terkunci agar.

Sularso Mulyono

Arti arsip menurut Sularso Mulyono adalah penempatan kertas pada tempat penyimpanan yang baik yang didasarkan atas aturan yang sudah ditetapkan sedemikian rupa sehingga kertas-kertas tersebut dapat cepat dan mudah untuk ditemukan kembali.

Baca juga | Pengertian Administrasi Adalah, Tujuan dan Fungsi

Peranan Arsip

Arsip sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu untuk mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat terkait dengan permasalahan.

Peranan arsip menurut Sedarmayanti (2008: 43), diantaranya adalah :

Tujuan Kearsipan

Menurut Barthos (2007: 12), tujuan arsip adalah menjamin keselamatan dari bahan pertanggungjawaban nasional terkati dengan perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan pertanggungjawaban tersebut kepada pemerintah.

Selain itu, arsip juga memiliki tujuan lainnya yaitu :

Fungsi Arsip

Menurut Barthos (2007: 11), fungsi arsip dapat terbagi menjadi 2 (dua) yaitu arsip dinamis dan arsip statis

Arsip dinamis

Pengertian arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi baik itu perencanaan, pelaksaaan serta proses evaluasi.

Bila dilihat dari kepentingan penggunaannya, arsip dinamis dapat dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif.

Arsip dinamis aktif adalah arsi yang secara langsung dan berkelanjutan dibutuhkan dan digunakan untuk menjalankan administrasi.

Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya dalam menjalankan administrasi sudah menurut.

Arsip Statis

Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi pada fungsi manajemen akan tetapi digunakan untuk kepentingan penelitian atau pendidikan.

Arsip statis ini adalah arsip yang memilik continuing value atau nilai berkelanjutan.

Baca juga | Pengertian Dokumen Adalah, Jenis-Jenis dan Fungsi

Jenis-Jenis Arsip

Menurut Sugiarto (2005: 10), secara garis besar arsip dapat dibedakan dalam beberapa jenis, yaitu:

1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya

Bila dilihat dari subyek atau isinya maka arsip dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu :

2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi.
Bila dilihat atas dasar bentuk dan wujud fisiknya maka arsip dapat dibagi menjadi:

3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya.

Bila dilihat dari nilai atau kegunaanya maka jenis arsip dapat terbagi menjadi :

4. Arsip menurut Sifat Kepentingannya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dlam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu :

5. Arsip menurut Fungsinya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi.

Bila dilihat dari fungsinya maka jenis arsip dapat dibagi menjadi :

6. Arsip menurut Keasliannya

Menurut keasliannya, jenis arsip di bagi menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

7. Berdasarkan Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan

Baca juga | Pengertian CMS Adalah, Manfaat, Kelebihan, Jenis dan Tipe

Karakteristik Arsip

Agar dapat membedakan kualitas kearsipan maka arsip harus memiliki karateristik sebagai berikut :

Unik

Sifat arsip haruslah unik dan tidak dapat dibuat masal ataupun digandakan karena arsip berbeda dengan jurnal, buku atau media publikasi lainnya.

Legal

Arsip harus dapat dipergunakan sebagai dokumen yang mendukung tugas atau kegiatan yang bestatus sebagai barang bukti resmi untuk keputusan atau pelaksanaan suatu aktivitas.

Reliable

Sebuah arsip haruslah reliable atau dapat dipercaya sehingga dapat digunakan sebagai pendukung pelaksanaan kegiatan.

Otentik

Arsip dapat dikatakan sebagai sumber informasi yang melekat pada bentuk aslinya kecuali pada arsip elektronik yang dapat meliputi isi, struktur serta konteks.

Kesimpulan

Atas dasar pembahasan singkat diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip adalah sekumpulan dokumen atau catatan yang menjelaskan informasi yang terkait dengan tempat, organisasi atau lembanga.

Arsip ini serigu digunakan sebagai alat untuk mengatur atau menyimpan catatan perusahaan atau organisasi.

Oleh sebab itu, arsip memiliki fungsi yang sangat penting untuk mengatur serta memelihara informasi perusahaan sehingga mudah untuk ditemukan kembali.

Demikianlah pembahasan tentang Pengertian Arsip Adalah, Fungsi, Karakteristik dan Tujuan.

Exit mobile version