Pengertian Dokumen – Istilah dokumen berasal dari kata Document (Belanda), Document (Inggris) dan Documentum (latin).
Kata document sebagai kata kerja dapat diartikan menyediakan dokumen untuk membuktikan dengan menunjukkan dengan adanya dokumen.
Sedangkan sebagai kata benda dapat diartikan sebagai wahana informas, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta makannya digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dsb.
Baca juga | Apa itu HRD ? dan Syarat menjadi HRD Dalam Perusahaan
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Berikut adalah beberapa pengertian dokumen menurut para ahli :
Ensklopedia Umum (1977)
Pengertian dokumen adalah surat, piagam, akta, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah.
Dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan yang sifatnya tidak terbatas hanya tertulis atau tercetak saja.
Louis Gottschalk (1986: 38)
Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk adalah sumber tertulis untuk informasi sejarah atau kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan terlukis dan juga petilasan arkeologis.
Tujuan dokuan adalah untuk menjadi surat resmi dan surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, dll.
Pengertian dokumen secara luas adalah sebuah proses pembuktian yang didasarkan pada sumber jenis apapun baik itu bersifat tulisan, gambaran atau arkeologi.
G.J. Renier (1997: 104)
Dalam arti yang luas, dokumen dapat terdiri dari seluruh sumber tertulis saja baik itu tertulis atau secara lisan.
Sedangkan didalam arti yang sempit, dokumen dapat meliputi seluruh sumber yang tertulis saja.
Baca juga | Pengertian Pelayanan Adalah, Jenis-Jenis, Karakteristik dan Dasar
Jenis-Jenis Dokumen
Di bawah ini merupakan beberapa jenis dokumen secara umum, yaitu :
Dokumen yang didasarkan pada kepentingan
Berikut merupakan beberapa jenis dokumen atas dasar kepentingannya, yaitu :
a. Dokumen pribadi
Pengertian dokumen pribadi adalah dokumen yang terkait dengan kepentingan pribadi seseorang.
Contohnya, akta kelahiran, KTP, Ijazah, SIM, dll.
b. Dokumen Niaga
Jenis dokumen niaga adalah dokumen yang berhubungan dengan transaksi jual beli atau noaga.
Contohnya, kwitansi, nota, cek, dll.
c. Dokumen Pemerintah
Jenis dokumen ini terkait dengan inforamasi ketatanegaraan atau pemerintahan suatu negara.
Contohnya, Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keppres, dll
Jenis Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
Berikut adalah beberapa jenis dokumen yang didasarkan pada bentuk fisiknya, yaitu :
a. Dokumen korporil
Jenis dokumen ini biasanya terkait dengan bidang permuseuman atau benda sejarah seperti fosil, arca, uang kuno, dll.
b. Dokumen privat
Jenis dokumen ini biasanya dapat dikaitkan dengan dokumen berupa surat menyurat atau arsip.
Di dasarkan pada fungsinya
Bila didasarkan pada fungsinya maka jenis dokumen dapat terbagi menjadi :
1. Dokumen dinamis
Dokumen dinamis adalah Jenis dokumen yang digunakan dengan langsung dalam proses pekerjaan kantor
Setidaknya terdapat 3 (tiga) jenis dokumen dinamis, yaitu :
a. Dokumen aktif
Arti dokumen aktif adalah dokumen yang selalu digunakan secara terus menerus didalam menjalankan pekerjaan kantor.
b. Dokumen semi aktif
Arti dokumen semi aktif adalah dokumen yang pemakaiannya sudah menurun.
c. Dokumen inaktif
Pengertian dokumen inaktif adalah jenis dokumen yang sangat jarang digunakan untuk menjalankan pekerjaan kantor.
2. Dokumen Statis
Pengeretian dokumen statis adalah jenis dokumemn yang secara tidak langsung digunakan didalam pekerjaan kantor.
Baca juga | Pengertian Administrasi Negara, Tujuan, Fungsi dan Ciri-Ciri
Dokumen berdasarkan dari sifatnya
Bila dilihat dari sifatnya maka jenis dokumen dapat terbagi menjadi :
a. Dokumen tekstual
Pengertian dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dengan bentuk tulisan seperti buku, majalah, surat kabar, dll.
b. Dokumen non tekstual
Pengertian dari dokumen non tekstual adalah dokumen yang memiliki isi beberapa teks jasa seperti rekaman, gambar, grafik, peta, dll.
Jenis Dokumen menurut jenisnya
Berikut beberapa jenis dokumen berdasarkan dari jenisnya, yaitu :
a. Dokumen fisik
Arti dari dokumen fisik adalah dokumen yang terkait dengan materi ukuran, tata letak, berat, sarana dan prasaran, dll.
Jenis dokumen ini biasanya dapat berupa berkas surat menyurat.
b. Dokumen Intelektual
Pengertian dokumen intelektual adalah dokumen yang dilandaskan pada tujuan, isi, sumber, cara mendapatkan, keaslian dokumen, dll.
Dokumen menurut Dokumentasinya
Bila didasarkan pada dokumentasinya maka jenis dokumen dapat terbagi menjadi :
a. Dokumen primer
Jenis dokumen ini merupakan jenis dokumen yang isinya terkait dengan hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya seperti laporan, disertasi, penelitian.
b. Dokumen Sekunder
Pengertian dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan tentang literatur primer atau secara umum sering disebut dengan bibliografi.
c. Dokumen tersier
Dokumen ini adalah dokumen yang isinya tentang literatur sekunder seperti panduan literatur, buku, dll.
Baca juga | Pengertian Manajemen Kinerja Adalah, Tujuan dan Tahapan
Fungsi Dokumen
Berdasarkan dari pengertian dan jenis-jenis dokumen maka dokumen sendiri memiliki fungsi, yaitu :
- Sebagai alat berkomunikasi
- Bukti dari semua hal yang kita kerjakan
- Menjadi data untuk mendukung bila terjadi permasalahan
- Data pendukung dalam proses pengurusan kargo.
Demikianlah pembahasan tentang Pengertian Dokumen Adalah, Jenis-Jenis dan Fungsi
