Pengertian SOP

Pengertian SOP Adalah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Unsur-Unsur

Posted on

Pengertian SOP – Pada dasarnya, Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang terkait dengan prosedur operisonal standar yang ada dalam sebuah organisasi.

Pembuatan SOP ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh keputusan dan tindakan serta penggunaan fasilitas oleh anggota organisasi dapat berjalan secara efektif, efisien, konsisten dan tersistematis.

Standard Operating Procedure (SOP) Juga merupakan jembatan penghubung antara satu titik dengan titik lainnya sehingga dapat menentukan apakah tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Baca juga | Pengertian manajemen Risiko, Tahapan, Tujuan dan Jenis-Jenisnya

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Berikut beberapa pengertian SOP menurut para ahli :

Tjipto Atmoko (2011)

Arti Standard Operating Procedure menurut Tjipto Atmoko adalah acuan dalam menjalankan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi serta alat penilaian kinerja instasnsi pemerintahan atas dasar indikator administratif, teknis dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja di unit kerja bersangkutan.

Istyadi Insani (2010 : 1)

Menurut Istyadi Insani, pengertian SOP adalah dokumen yang berisi tentang serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan terkait dengan berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan serta individu yang menjalankan.

Ariefraf (2008)

Menurut Ariefraf , pengertian SOP adalah dokumen atau instrumen yang memuat tentang proses dan prosedur kegiatan yang bersifat efektif dan efisien atas dasar standar yang sudah baku.

Baca juga | Pengertian Prosedur Adalah, Manfaat dan Karakteristik

Tujuan SOP Diwujudkan

Menurut Indah Puji, terdapat beberapa tujuan SOP yaitu sebagai beriktu :

a. Tujuan Umum

Secara umum, tujuan Standard Operating Procedure (SOP) adalah agar semua proses kerja rutin dapat terlaksana dengan efektif, efisien, konsisten dan aman.

Hal ini dijalankan agar dapat meningkatkan mutu pelayanan dengan memenuhi standar yang berlaku.

b. Tujuan Khusus

Selain itu SOP memiliki tujuan khusus diantaranya adalah :

  • Menjaga konsistensi kinerja, keamanan petugas dan lingkungan serta dalam menjalan tugas atau pekerjaan tertentu.
  • Menjadi acuan untuk pelaksanaan aktivitas tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor.
  • Menghindari terjadinya kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses menjalankan kegiatan.
  • Menjadi parameter dalam menilai mutu pelayanan
  • Menjamin penggunaan semua sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.
  • Menjelaskan alur tugas, wewenang serta tanggung jawab dari petugas terkait.
  • Sebagai dokumen yang akan menilai serta menjelaskan pelaksanaan proses kerja bila terjadi kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya.
  • Dokumen yang digunakan untuk pelatihan
  • Dokumen sejarah bila dibuat revisi SOP baru.

Baca juga | Pengertian Manajemen Kinerja Adalah, Tujuan dan Tahapan

Fungsi Standard Operating Procedure

Sedangkan fungsi SOP menurut Indah Puji (2014 : 35) terdiri dari :

  • Memperlancar tugas pegawa atau tim kerja
  • Menjadi dasar hukum bila ada penyimpangan
  • Mengetahui segala hambatan dengan jelas dan mudah untuk melacaknya.
  • Mengarahkan para petugas untuk disiplin bersama dalam bekerja.
  • Menjadi pedoman untuk menjalankan tugas yang rutin

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan

Bila perusahaan menjalankan SOP dengan benar maka perusahaan bisa mendapatkan manfaat dari penerapan SOP tersebut.

Menurut Indah Puji (2014 : 36) terdapat beberapa manfaat SOP, di antaranya adalah :

  • Menjelaskan tentang prosedur kegiatan secara mendetail, terperinci, jelas dan sebagai dokomentasi kegiatan proses bisnis perusahaan.
  • Meminimalisasi variasi kesalah dalam suatu prosedur operasional kerja
  • Memudahkan serta menghemat waktu dan tenaga dalam program pelatihan karyawan.
  • Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan semua pihak.
  • Membantu untuk melakukan evaluasi dan penilaian pada setiap proses operasional dalam perusahaan.
  • Membantu untuk mengantisipasi dan mengendalikan nila terjadi perubahan kebijakan.
  • Mendukung perusahaan untuk mempertahankan kualitas perusahaan dengan konsistensi kerja karena perusahaan telah memiliki sistem kerja yang jelas dan terstruktur.

Baca juga | Tugas Manajer Operasional Dalam Perusahaan Atau Organisasi

Prinsip Standard Operating Procedure

Menurut Muhaimin Iskandar (2011), Terdapat beberapa prinsip untuk menerapkan SOP :

a. Konsisten

Penerapan SOP harus dijalankan secara konsisten dari waktu ke waktu oleh siapapun dan dalam situasi apapun oleh semua jajaran.

b. Komitmen

SOP harus diterapkan dengan penuh komitmen dari semua jajaran organisasi dari tingkatan paling bawah hingga tingkatan paling atas.

c. Perbaikan yang berkelanjutan

Penerapan SOP harus terbuka pada penyempurnaan untuk mendapatkan prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.

d. Mengikat

SOP harus dapat mengikat para pelaksanan dalam menjalankan tugas sesuai dengan prosedur standar yang sudah ditetapkan.

e. Semua Unsur Memiliki peranan Penting

Semua pegawai memiliki peran tertentu dalam prosedur yang telah distandarkan.

Bila terdapat pegawai tidak menjalankan perannya dengan baik maka dapat mengganggu keseluruhan proses sehingga pada akhirnya akan berakibat pada proses berjalannya perusahaan.

f. Terdokumentasi Dengan Baik

Semua prosedur yang telah distandarkan tersebut harus terdokumentasi dengan baik sehingga dapat dijadikan sebagai referensi untuk setiap orang yang membutuhkan.

Baca juga | Pengertian Manajemen Operasi, Fungsi dan Ruang Lingkupnya

Unsur-Unsur Prosedur Operasi Standar

Unsur-unsur dalam standar Operasional Prosedur sangat menentukan dalam efektifitas penyusunan dan penerapan SOP itu sendiri.

Pada saat unsur-unsur SOP diabaikan oleh suatu organisasi maka pelaksanaan SOP sendiri tidak bermanfaat bagi organisasi.

Berikut adalah beberapa unsur-unsur SOP yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan SOP, diantaranya adalah :

1. Tujuan

Hal pertama yang harus dipertimbangkan dalam membuat SOP adalah memiliki tujuan.

Tujuan penyusunan SOP harus dinyatakan dengan jelas agar dapat dijadikan acuan setiap langkah kegiatan yang ada didalam SOP termasuk keputusan yang diambil saat menjalankan suatu prosedur dan kegiatan.

2, Kebijakan

Pedoman SOP harus dilengkapi dengan pernyataan kebijakan terkait dengan tujuan untuk mendukung pelaksanaan prosedur secara efektif dan efisien.

Kebijakan-kebijakan yang terkait dengan prosedur operasional standar memiliki sifat spesifik untuk masing-masing prosedru.

3. Petunjuk Operasional

Petunjuk operasional dari prosedur adalah bagaimana pengguna akan membaca panduan prosedur operasional tersebut dengan cara benar.

Pada unsur ini sangat penting untuk mengarahkan pengguna untuk memahami berbagai bentuk tampilan serta simbol yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan.

Petunjuk operasional hanya disajikan pada awal pedoman dan tidak disajikan secara berualng disetiap prosedur.

Petunjuk operasional juga harus dinyatakan secara lengkap, konsisten dan bahasa yang jelas sehingga petunjuk operasional menjadi lebih bermanfaat.

4. Pihak yang Terlibat

Hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun sebuah prosedur adalah pihak atau fungsi yang terlibat dalam prosedur yang bersangkutan.

Pelaksanaan prosedur akan lebih baik menggunakan fungsi sebagai representasi dari pihak yang terlibat dibandingkan menggunakan nama bagian, unit atau departemaen, dll yang rentan terhadap perubahan atau pergantian.

5. Formulir

Arti formulir dalam SOP adalah bentuk standar dan dokumen kosong yang umum digunakan untuk menjalankan prosedur tertentu sebagai media untuk menghubungkan setiap keputusan dan kegiatan yang dilakukamn oleh para pihak yang terlibat.

Didalam SOP, formulir atau blanko ini adalah media validasi dan juga kontrol prosedur.

6. Masukan

Setelah formulir sebagai media masumasukan disiapkan maka kegiatan pada sistem dapat dilakukan dengan asumsi b ahwa kualitas data sudah memenuhi syarat yang diyatakan dalam kebijakan atau syarat prosedur.

7. Proses

Proses merupakan tahapan lanjutan setelah tahapan masukan didalam prosedur.

Didalam proses ini dapat terdiri dari satu atau lebih karena hal ini terjadi pada prosedur organisasi.

Proses ini dapat diartikan sebagai kegiatan yang memiliki tujuan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.

Data dan informasi didalam masukan diubah menjadi informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mengambil keputusan dan menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

8.Laporan

Pada umumnya laporan pada prosedur lebih spesifik dan tidak akan sama dengan lapora yang diproduksi didalam prosedur lainnya.

9, Validasi

Validasi merupakan bagian penting saat mengambil keputusan dan menjalankan kegiatan didalam organisasi.

Tujuan validasi ini adalah untuk memastikan bahwa seluruh keputusan yang di ambil dan kegiatan yang dilakukan telah valid.

10. Kontrol

Kontrol dapat dibagi dengan berbagai cara seperti berdasarkan spesifikasi, prosedur, kepatuhan, dll.

Untuk bisa menjalankan SOP atau prosedur maka perlu diterapkan kontrol yang dapat mencakuk semua bentuk kontrol tersebut.

Demikianlah pembahasan tentang Pengertian SOP Adalah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Unsur-Unsur.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *