Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran – Pada artikel sebelumnya kita pernah membahas beberapa materi adminitrasi perkantoran yang dapat menjelaskan tentang pentingnya administrasi perkantoran untuk mencapai tujuan manajemen.
Dalam mencapai tujuan manajemen maka dibutuhkan strategi yang harus di jalankan diantaranya adalah pengelolaan sumber daya dengan efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Salah satu hal yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan manajemen tersebut adalah dengan memahami administrasi perkantoran yang baik sehingga dapat membantu karyawan merasa nyaman dan juga mengenali informasi dengan jelas apa saja yang harus dilakukan.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Berikut adalah beberapa unsur-unsur administrasi perkantoran :
1. Unsur Organisasi
Pengertian dari unsur organisasi adalah kegiatan untuk menyusun kerangka organisasi untuk menjadi tempat kerja bagi setiap aktivitas usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Unsur organisasi di dalam administrasi perkantoran juga dapat di definisikan sebuah kelompok yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Di dalam organisasi ini terdapat kegiatan yang dapat meliputi perencanaan, pembagian tugas berdasarkan keahlian dan penyusunan jadwal.
Berikut adalah ciri-ciri unsur organisasi perkantoran :
- Kegiatan dilakukan secara Berkelompok
- Terdapat tujuan yang akan dicapai
- Adanya kerjasama yang dilakukan secara teratur
2. Unsur Manajemen
Manajemen didalam administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai serangkaian aktivitas untuk menggerakkan seluruh pegawai agar memanfaatkan seluruh fasilitas kantor dengan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan bersama.
Baca juga | Manajemen Perkantoran, Pengertian, Tujuan, Sumber Daya dan Kegiatan
3. Unsur Personalia atau Kepegawaian
Unsur administrasi perkantoran selanjutnya adalah unsur personalia yang dapat diartikan sebagai kegiatan yang terkait dengan pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang di butuhkan oleh manajemen agar tujuan yang sudah ditetapkan dapat tercapai.
Kegiatan di dalam unsur kepegawaian ini dapat meliputi perekrutan pegawai baru, pelatihan, pembagian tugas, penempatan posisi kerja, promosi serta pemberhentian kerja pegawai.
Baca juga | Tugas Manajer Personalia Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan
4. Unsur Keuangan
Unsur keuangan di dalam adminisrasi perkantoran memiliki peranan yang sangat vital dan dibutuhkan untuk pembiayaan dan pengelolaan anggaran perusahaan.
Dengan adanya pengelolaan anggaran (keuangan) yang efektif didalam perusahaan dapat menjadi kunci keberhasilan perusahaan.
Oleh sebab itu dibutuhkan administrasi perkantoran agar pengelolaan keuangan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Unsur keuangan ini biasanya ditugaskan pada bendahara perkantoran yang bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran perusahaan.
Baca juga | Pengertian Administrasi Keuangan, Manfaat, Fungsi dan Tujuan
5. Unsur Perlengkapan
Didalam unsur ini terdapat kegiatan yang terkait dengan pengelolaan kebutuhan pegawai atau karyawan yang dapat terdiri dari alat tulis kantor (ATK), mesin kantor, perlengkapan kantor, dll.
Pengelolaan kebutuhan pegawai ini bertujuan untuk menunjang penyelesaiaan pekerjaan kantor agar bejalan dengan baik dan sesuai dengan keinginan manajemen.
Bila tidak terdapat pengelolaan perlengkapan kantor yang yang baik dapat menghambat proses kerja sehingga pencapaian tujuan akan terhambat.
Selain itu perlengkapan kantor yang tidak mendapat pemeliharaan yang baik dapat membuat perlengkapan tersebut menjadi rusak sehingga dapat menimbulkan biaya perbaikan atau pergantian.
Baca juga | Pengertian Pekerjaan Kantor, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Jenis-Jenis
6. Unsur Ketatausahaan
Ketatausahaan adalah aktivitas didalam kantor untuk mengelola dan mengolah informasi yang dibutuhkan agar membantu proses penyelesaian pekerjaan pegawai.
Contoh unsur ketatausahaan di dalam administrasi perkantoran diantaranya adalah proses pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
Kegiatan tata usaha ini pada umumnya di kerjakan di dalam ruangan kantor.
Berikut beberapa contoh kegiatan ketatausahaan :
- Pengarsipan
- Menerima telepon
- Penggandaan dokumen
- Pendistribusian dokumen
- Dll
Baca juga | Pengertian Administrasi Adalah, Tujuan dan Fungsi
7. Unsur Komunikasi
Komunikasi di dalam unsur-unsur administrasi perkantoran adalah kegiatan untuk memberikan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan didalam organisasi yang bertujuan untuk menjaga integritas pekerjaan kantor dan menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.
Pada dasarnya fungsi komunikasi ini adalah cara untuk mengetahui pikiran dan perasaan setiap anggota organisasi.
Baca juga | Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis yang Efektif Dalam Pemasaran
8. Unsur Hubungan Masyarakat (HUMAS)
Hubungan masyarakat adalah kegiatan untuk menghubungkan atau menginformasikan kepentingan organisasi kepada pihak luar atau sebaliknya.
Aktivitas hubungan masyarakat ini dapat dibagi menjadi 2 (dua) kategori, yaitu :
- Kegiatan hubungan masyarakat yang bersifat formal yang pada umumnya dijalankan oleh pimpinan atau perwakilan organisasi.
- Kegiatan hubungan masyarakat yang bersifat informal yang terkait dengan sikap dan perilaku karyawan diluar lingkungan perusahaan.
Demikianlah pembahasan singkat tentang Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Secara Umum.
